Una concretera puede tener un mes de alto volumen de ventas y al mismo tiempo tener problemas de caja. ¿La razón? Las facturas están emitidas pero no cobradas. El dinero existe en el papel pero no en la cuenta bancaria. Sin un sistema de cobranza, las ventas son una ilusión financiera.
El aging report: tu herramienta fundamental
El aging report (o reporte de antigüedad de saldos) clasifica todas tus cuentas por cobrar según cuánto tiempo llevan vencidas. Es la herramienta más importante para gestionar la cobranza.
| Bucket | Estado | Acción recomendada |
|---|---|---|
| 0-7 días vencidos | 🟢 Normal | Monitoreo pasivo; recordatorio cortés si aplica |
| 8-15 días vencidos | 🟡 Atención | Llamada de seguimiento; confirmar recepción de factura |
| 16-30 días vencidos | 🟠 Preocupante | Carta formal + llamada; suspender nuevo crédito |
| 31-60 días vencidos | 🔴 Crítico | Reunión presencial; exigir pago parcial inmediato |
| +60 días vencidos | ⛔ Incobrable riesgo | Abogado / notaría; suspender todos los despachos |
Cómo clasificar tu cartera de clientes
No todos los clientes se gestionan igual. Clasifícalos por perfil de riesgo:
- Clientes A (bajo riesgo): pagan puntualmente, historial limpio. Puedes darles crédito amplio (30-45 días).
- Clientes B (riesgo medio): pagan con algo de demora pero eventualmente pagan. Máximo 30 días de crédito, seguimiento quincenal.
- Clientes C (alto riesgo): demoras frecuentes, historia de renegociación. Contado o 7 días máximo. Monto límite de crédito bajo.
- Clientes nuevos: siempre contado o anticipo del 50% hasta que demuestren historial de pago.
El protocolo de cobranza por escalones
- 1Día 0 (emisión de factura): enviar factura por email y WhatsApp con el detalle de la entrega
- 2Día de vencimiento - 3: recordatorio automático por WhatsApp ("Tu factura vence en 3 días")
- 3Día de vencimiento + 3: llamada telefónica del área de cobranzas
- 4Día de vencimiento + 10: carta formal por email + suspensión de nuevo crédito
- 5Día de vencimiento + 20: carta notarial; reunión con el gerente del cliente
- 6Día de vencimiento + 45: transferir al área legal o agencia de cobranza
Regla de oro: nunca sigas despachando a un cliente que tiene facturas vencidas más de 30 días sin autorización explícita del gerente. Cada nuevo despacho es crédito adicional que nunca recuperarás.
Límites de crédito: cómo definirlos
El límite de crédito es el monto máximo que un cliente puede tener en facturas pendientes al mismo tiempo. Una fórmula práctica: el límite de crédito no debería superar el 20% de las ventas anuales a ese cliente. Si le vendes S/.100,000 al año, su límite de crédito máximo debería ser S/.20,000.
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